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近几年有关时间管理的文章和书籍满天飞,于是我了解到,有相当一部分人一开始对“时间管理”这个词是比较排斥的,理由是,世间万物皆可湮灭,唯时间永恒。对于时间来说,无论你管或不管,它就在那里。
但实际上,时间管理通俗地来说应该是指,个人在事务繁多的情况下,针对如何高效率工作或学习,而对自己的工作时间和业余时间,采取的一系列把控措施。
我今天要分享给您的《番茄工作法图解》,讲的就是时间管理。它的发明人是我们并不太熟悉的弗朗西斯科•西里洛,作者本人在著书立说方面也并不出名,那我为什么会注意到这本书呢?
因为该书出现在了某网站的一篇高赞文章里,且评论区反响相当不错。我这才决定看一看。
二 看完这本书后,最大的感慨就是,在大学期间,我思维极其不集中、手机离不开手和眼、拖延症相当严重时,如果看到这本书就好了。
因为该书以对话和思维导图的方式,向我们展现了作者的番茄工作原理和具体应用步骤,不假大空,且可操作性强。
因此,我曾经的低效率经历,使分享这本书显得尤为重要,因为我相信现在仍然还有许多跟我当时状态相像的人,或许就是正在看文的您,也或者是您的朋友或亲人。那这篇文章如果能帮到您或您亲人与朋友,我不辞辛苦码出来的这些字,就有价值和意义了。
现在,就让我们来了解一下,该书是如何教我们把控好自己的时间,并让手头工作有效化的。
三
番茄工作法中的“番茄”,指的是一个外貌与番茄极像的闹钟。
而利用该闹钟所采取的工作法,概括起来是指———
选择一个待完成的任务,设置25分钟时间,然后立马专注地投入工作,中途不允许做任何无关事件,直到闹钟响起;然后在工作列表上对应的任务处,画一个X号暂停,这就是一个番茄钟的要求;X号画完后,做短暂休息(时长5分钟);每4个番茄钟后有一个长时间休息(时长30分钟左右)。
四
但如果思维不集中的话,怎样才能做到在25分钟内完全专心于手头工作呢?如果有突发情况,比如忽然想起一件更重要的事或电话铃声响起,怎么办?如果要完成的任务是一个大项目,根本无法坚持,又该怎么办呢?
这就涉及到了番茄工作法的内在原理。
首先是小步子原则。每个番茄钟25分钟,与学生上课的45分钟相比将近少去一半时间,很容易坚持。且一旦坚持下来,就会获得成就感,这种正向反馈,会增强我们在下一次番茄钟内高效率工作的信心。
另外,番茄工作法有它固定的模式,虽然您可以根据自己的情况进行相应修改,但却不要随意改动,且改动的次数要尽可能的少。因为,每个人都会受“场”的影响而变得心不在焉或精力集中。这是什么意思呢?
举个例子,学生在教室的时候,更容易沉下心来学习,而回到家里学习效率就会有所降低;王女士在办公室的时候,工作效率就会提高,而在卧室或沙发上呆着的时候,工作进度就会大打折扣。
这就是“场”。我们习惯于在某个固定的地点做固定的事。因为注意力不会受到干扰,所以一旦形成规律(或者叫做惯性)的时候,效果就会翻倍。
番茄工作法也是如此,当我们克服一些小的困难坚持上一段时间,而最终把每一步都做成习惯的时候,一旦我们开始第一个环节,其他环节就会自然而然地高效率进行下去,形成“条件反射”。我们且把这种条件反射叫做“番茄场”。
那么番茄工作法的步骤到底是什么呢?
![]() 番茄工作法 五
工作开始前:
1、做一张“活动清单”。
把近期内需要做的事情,全部写上去,不考虑重要程度和排序;如果有明确期限的则要在末尾标明日期;所有条目写得越简单越好,只要自己能看懂即可。
2、写“今日待办”清单。
该清单是从活动清单中选出的在工作当天需要完成的一些事项。这些被选出的事项是需要经过估量的,即要考虑可完成度。另外,该估量也是一种自我承诺,目的是提高效率,明确目标,建立起个人对时间的控制。
3、根据工作的重要程度和紧急程度,从今日待办中选出最重要的一项,开启第一个番茄钟。
为避免长时间作业却无法完成任务而带来的挫败感,根据“小步子原则”,如果所选项目过大,则需要预估一下番茄钟数(25分钟为一个番茄钟),如果大于7个番茄钟,就需要把大项目拆分成若干小项目(拆分时,即可开启番茄钟,让自己慢慢习惯于这种节奏,形成“番茄场”)。
工作中:
心无旁骛,专注投入工作,除手头工作外不做其他任何事情。若遇到突发情况或忽然有了新的想法,则需写到今日待办空白处,列为“计划外紧急”,待当下番茄钟结束,画上一个X号暂停后,再去完成。
尤其需要注意的是,在投入番茄钟工作这段时间内,关键不在于当前任务是否能在当前番茄钟内完成,而是在这一刻你尽了全力。
工作结束后:
1、写记录。即记录当天番茄钟的总数。
2、记录阶段之后是处理阶段,就是对所记录的数字信息进行处理,让这些抽象的数据变得言之有物。
例如,你可以计算平均每项活动花费的番茄钟数。如果数字很大,你就要试着拆分活动,使之成为更小、更易于管理的部分。
2、工作改进。
1)要将做法标准化;
2)以记录和处理的方式测量是否达标;
3)将测得指标与需求进行比较,如果有必要,就进行相应调整;
4)再次进行测量;
5)将新的、改进后的工作方法标准化,形成“番茄场”。
举个例子:该书的作者本打算将工作周期设为40分钟。于是他反复测量一天可以完成多少个周期,然后将数字与之前的预期进行比较,结果发现实际完成的周期数太少(可能因为走神、口渴或者别的什么事件而不得不终止番茄钟),所以他才决定缩短周期的长度为25分钟。
六
到这里书中观点已经概括分享完毕,番茄工作法的原理和步骤,您是否已经了然于胸了呢?如果您或您的亲人、朋友事务繁多或容易走神,不妨一起来试一下吧。
愿看到这篇文章的您能有所受益,愿我们都能找到最合适自己的标准化“番茄场”,形成条件反射,从而以尽可能少的时间,高效率地完成工作。因为只有这样,我们才有更多的自由,也只有享受更多的自由,我们才能够在这个忙碌喧嚣的世界中寻得些许闲适、拥抱更多幸福。 - END - |